Współpracownik – specjalista w zakresie obiegu dokumentów i archiwizacji
Opis stanowiska
Zakres współpracy będzie obejmował:
• segregowanie i dystrybucja poczty wewnętrznej i zewnętrznej, przychodzącej i wychodzącej,
• odpowiedzialność za prawidłowy obieg dokumentów wewnętrznych Wydziału
• wsparcie w zakresie kompletowania podpisów na dokumentach i terminowości obiegu dokumentów (wniosków zakupowych, umów i aneksów),
• koordynację współpracy Wydziału z Archiwum Zakładowym, w tym nadzór nad przekazywaniem w określonych terminach dokumentacji w celu archiwizacji,
• instruowanie pracowników Wydziału nt. funkcjonowania Archiwum Zakładowego i zasad przygotowania dokumentacji do przekazania,
• monitorowanie i aktualizowanie stanu przekazywania dokumentacji z zamkniętych i zamykanych projektów Wydziału do Archiwum Zakładowego,
• bieżące i okresowe raportowanie Kierownikowi Wydziału stanu archiwizacji dokumentacji w Wydziale,
• analiza dokumentacji projektowej w systemach informatycznych pod kątem jej kompletności,
• nadzór nad obustronnym podpisaniem umów zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi, inicjowanie i nadzorowanie obiegu umów,
• współpraca z Wydziałem Marketingu przy realizacji działań komunikacyjnych zapisanych w umowach oraz weryfikacji sprawozdań z działań komunikacyjnych,
• czuwanie nad zaopatrzeniem Wydziału w artykuły papiernicze, materiały eksploatacyjne do drukarek, wodę, kawę, herbatę, itp. we współpracy z Wydziałem Administracji,
• organizowanie spotkań, rezerwowanie sal szkoleniowych i konferencyjnych.
Wymagania
Oczekujemy:
• doświadczenia w realizacji podobnych zadań,
• bardzo dobrej znajomość pakietu MS Office,
• ukończonych studiów wyższych,
• wysokiej kultury osobistej,
• umiejętności komunikacyjnych i organizacyjnych,
• umiejętności pracy pod presją,
• samodzielności, bardzo dobrej organizacji pracy własnej, dbałości o szczegóły,
• znajomości języka angielskiego,
Mile widziana będzie znajomość systemu Xpertis.
Oferujemy
Oferujemy:
• współpracę na umowę cywilnoprawną
• możliwość rozwoju,
• możliwość działania w doświadczonym, zgranym zespole specjalistów.
Dodatkowe informacje
Warunki aplikowania
Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi wyłącznie na wybrane oferty.
Termin przesyłania aplikacji do 1 grudnia 2021 r.
W celu zaaplikowania na to stanowisko, prosimy kliknąć w poniższy link lub skopiować poniższy link i otworzyć go w nowym oknie przeglądarki:
https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=8ecfbccef75b4a6984aca0c90094b69f
Pracuj w kulturze nie odpowiada za ewentualne błędy w ogłoszeniu.
