Specjalista/ka ds. Administracyjno-Organizacyjnych
Opis stanowiska
Podstawowe obowiązki:
• organizacja pracy Centrum Edukacyjnego:
- przygotowanie sal edukacyjnych do zajęć;
- przygotowanie materiałów pomocniczych;
- codzienne wsparcie organizacyjne prowadzących zajęcia;
- dbanie o porządek w Centrum Edukacyjnym (sale, magazyny);
- dbanie o odpowiednie zaopatrzenie Centrum Edukacyjnego (zakup materiałów biurowych, spożywczych etc.);
- obsługa gości Centrum Edukacyjnego;
- obsługa korespondencji i dbałość o odpowiedni obieg dokumentów;
• wsparcie organizacji pracy przewodników, specjalistów ds. edukacji i edukatorów, w tym m.in.:
- przygotowywanie grafików pracy we współpracy z kierownikiem Sekcji Przewodników i Sekcją Obsługi Klienta;
- zatwierdzanie grup w systemie rezerwacji i sprzedaży oraz wpisywanie ich w kalendarze przewodników, przypisywanie wykonawców oraz bieżące ustalanie zastępstw;
- ewidencja i monitorowanie czasu pracy;
- współpraca z Działem Marketingu przy ewaluacji pracy przewodników;
- przygotowywanie zapytań ofertowych oraz przygotowywanie, zawieranie i rozliczanie umów;
- budowanie i aktualizowanie bazy kontaktów;
- budowanie dobrych relacji z grupą przewodników.
• wprowadzanie terminów i opisów wydarzeń do muzealnych systemów planowania, we współpracy z Sekcją Obsługi Klienta i Działem Komunikacji;
• przygotowywanie zestawień i raportów, w tym budżetowych i frekwencyjnych;
• archiwizacja dokumentacji.
Wymagania
• wykształcenie wyższe;
• min. roczne doświadczenie w pracy administracyjno-organizacyjnej;
• znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B2;
• dobra znajomość pakietu MS Office (w tym szczególnie MS Excel);
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów;
• umiejętność pracy zespołowej;
• bardzo dobre umiejętności komunikacyjne;
• otwartość w relacjach interpersonalnych, umiejętność budowania pozytywnych relacji, osiągania porozumienia;
• odpowiedzialność i samodzielność w pracy.
Mile widziane:
• doświadczenie w realizacji projektów związanych z kulturą i historią Żydów (mile widziany certyfikat przewodnika Muzeum POLIN);
• znajomość historii i kultury Żydów polskich;
• praktyczna umiejętność tworzenia dokumentów, umów, formularzy, zestawień, itp.;
• doświadczenie w pracy w edukacji lub instytucjach kultury.
Oferujemy
• umowę o pracę w wymiarze pełnego na czas określony ok. 1 rok;
• pracę w zaangażowanym i zmotywowanym zespole;
• możliwość rozwoju zawodowego.
Warunki aplikowania
CV prosimy przesyłać na adres: rekrutacja@polin.pl do 23.05.2023
W tytule wiadomości proszę podać nr referencyjny: EDU/AO
Informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi na podstawie przesłanych aplikacji kandydatkami/kandydatami.
Prosimy o umieszczenie w zgłoszeniach klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Muzeum Historii Żydów Polskich POLIN dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacyjnych, prowadzonych zarówno obecnie, jak też w przyszłości. Zgoda została wyrażona przeze mnie w trybie zapisów art. 7 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego RODO”.
Pracuj w kulturze nie odpowiada za ewentualne błędy w ogłoszeniu.
