Specjalista ds. administracyjno-biurowych
Opis stanowiska
• Obsługa sekretarska i kancelaryjna Muzeum KL Plaszow.
• Prowadzenie kalendarza pracy instytucji i kierownictwa.
• Przygotowywanie bieżących pism i korespondencji dla kierownictwa instytucji.
• Kompleksowa obsługa spotkań wewnętrznych i zewnętrznych.
• Organizowanie i koordynowanie wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych.
• Zaopatrzenie Muzeum KL Plaszow w artykuły administracyjno-biurowe i gospodarcze, w tym zakup m. in. wyposażenia biur, materiałów piśmiennych, środków czystości.
• Przyjmowanie korespondencji i przekazywanie jej poszczególnym komórkom organizacyjnym zgodnie ze wskazaniami Reprezentanta Zarządcy.
• Ewidencjonowanie poczty przychodzącej i wychodzącej w obowiązującym systemie obiegu dokumentacji.
• Wysyłanie korespondencji.
• Odbieranie poczty elektronicznej.
• Przyjmowanie interesantów i udzielanie im niezbędnych informacji.
• Ewidencjonowanie dokumentów dotyczących Muzeum KL Plaszow według przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
• Rejestracja oraz załatwianie lub nadzorowanie załatwienia przez inne właściwe komórki organizacyjne wniosków adresowanych do Muzeum KL Plaszow.
• Prowadzenie rejestru pieczęci oraz biletów MPK.
• Koordynowanie spraw zw. z archiwum zakładowym Muzeum KL Plaszow.
• Kontrola i koordynacja spraw dotyczących umów związanych z bieżącym funkcjonowaniem Muzeum KL Plaszow, tj. umów dot. ubezpieczenia mienia, telefonów, poczty, mediów, najmu itp.
• Dystrybucja przepisów wewnętrznych (zarządzeń, decyzji) wśród pracowników Muzeum KL Plaszow.
• Prowadzenie rejestru umów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Wymagania
Wymagania stawiane pracownikowi (konieczne):
• wykształcenie wyższe;
• co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku;
• biegła znajomość aplikacji MS Office;
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym;
• umiejętność obsługi aplikacji Microsoft Teams, WeTransfer, Google Calendar, platformy ePUAP;
• komunikatywność, nienaganna kultura osobista;
• umiejętności organizacyjne;
• umiejętność pracy pod presją czasu;
• samodzielność, sumienność i dokładność.
Wymagania dodatkowe:
• znajomość dodatkowych języków obcych;
• prawo jazdy kat. B;
• znajomość zasad funkcjonowania jednostek sektora finansów publicznych;
• kurs kancelaryjno-archiwalny.
Oferujemy
Umowa: pierwsza umowa na okres próbny (3 miesiące) kolejne – na czas określony i nieokreślony
Dodatkowe informacje
Warunki aplikowania
Wymagane dokumenty:
• list motywacyjny;
• życiorys (CV) zawierający dane osobowe, do żądania których MKLP jest uprawnione zgodnie z art. 22[1] §1 Kodeksu pracy, wraz z oświadczeniem zawierającym zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w złożonych dokumentach dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez MKLP, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
• kserokopie/skany dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe;
• kserokopie/skany dokumentów potwierdzających zdobyte wykształcenie;
• kserokopie/skany zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach itp.
Wszystkie oświadczenia składane przez kandydata muszą być przez niego podpisane. Wzory oświadczeń dostępne na stronie: https://plaszow.org/aktualnosc/oferta-pracy-specjalista-ds-administracyjno-biurowych
Każdy z nadesłanych dokumentów powinien być nazwany w następujący sposób:
• Kowalska_Anna_CV,
• Kowalska_Anna_list motywacyjny;
• Kowalska_Anna_oświadczenie.
Termin i miejsce składania dokumentów:
Wymagane dokumenty należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: praca@plaszow.org do dnia 10.09.2023 r. z adnotacją:
„Oferta na stanowisko: Specjalista ds. administracyjno-biurowych w Muzeum KL Plaszow”.
Zgłoszenia kandydatów złożone po terminie, w inny sposób niż określony w ogłoszeniu lub bez kompletu wymaganych dokumentów, nie będą brane pod uwagę w postępowaniu rekrutacyjnym. O terminie przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych wybrani kandydaci będą informowani telefonicznie.
Informujemy, że odpowiadamy tylko na wybrane oferty i nie zwracamy dokumentów przesłanych pocztą tradycyjną.
Pracuj w kulturze nie odpowiada za ewentualne błędy w ogłoszeniu.
