Referent/Referentka ds. obsługi kancelaryjnej
Opis stanowiska
•prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, koordynacja obiegu korespondencji oraz archiwizacja,
•obsługa poczty elektronicznej, odbieranie i przełączanie rozmów telefonicznych,
•obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów (System EZD – system elektronicznego zarządzania dokumentacją),
•obsługa gości odwiedzających instytucję oraz kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji,
•umawianie i organizowanie spotkań,
•obsługa urządzeń biurowych,
•zapewnienie płynnego przepływu informacji w instytucji, przekazywanie dokumentów do odpowiednich działów/osób,
•edycja i redakcja dokumentów,
•prowadzenie rejestru delegacji, zarządzeń oraz decyzji,
•udział w prowadzeniu biura i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania,
•wsparcie w organizowaniu i rozliczaniu wyjazdów służbowych, w tym dokonywanie rezerwacji, dopełnianie niezbędnych formalności oraz przygotowanie dokumentów do wewnętrznych procesów administracyjnych,
•współpraca z kurierami i pocztą,
•współpraca z innymi działami firmy w zakresie obiegu dokumentów,
•udział w usprawnianiu procesów związanych z dokumentacją.
Wymagania
Wymagania:
•wykształcenie wyższe,
•doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (minimum roczne),
•dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
•dobra znajomość pakietu Ms Office oraz urządzeń biurowych,
•umiejętność budowania dobrych relacji, wysoka kultura osobista, komunikatywność oraz wysokie zdolności interpersonalne,
•umiejętność pracy pod presją czasu,
•samodzielność, dokładność i bardzo dobra organizacja pracy własnej,
•poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie w wykonywane obowiązki.
Mile widziane:
•doświadczenie w pracy w systemie EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją),
•znajomość specyfiki działania instytucji kultury,
•znajomość innych języków obcych.
Oferujemy
• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• możliwość zdobycia cennego doświadczenia w dynamicznie rozwijającej się instytucji kultury, udział w szkoleniach i warsztatach,
• dofinansowanie do wypoczynku oraz nauki języków obcych,
• możliwość przystąpienia do ubezpieczenia medycznego oraz programu MultiSport,
• pracę w centrum miasta z dogodną komunikacją,
• współtworzenie wyjątkowego miejsca – Narodowego Forum Muzyki.
Dodatkowe informacje
Warunki aplikowania
Wymagane dokumenty: CV, list motywacyjny, inne dodatkowe dokumenty potwierdzające kwalifikacje, wiedzę, doświadczenie lub umiejętności.
Osoby zainteresowane ofertą prosimy o przesyłanie aplikacji (CV i list motywacyjny) w języku polskim pod adresem e-mail: praca@nfm.wroclaw.pl z dopiskiem w tytule: Referent ds. obsługi kancelaryjnej do dnia 25.05.2025 r. Proces rekrutacyjny odbędzie się w oparciu o aplikację.
Do aplikacji prosimy dołączyć oświadczenie: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych na potrzeby tej rekrutacji, innych niż wynikające z kodeksu pracy. Ponadto wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w dokumentach rekrutacyjnych na potrzeby ewentualnych przyszłych rekrutacji, jednak nie dłużej niż przez rok od zakończenia niniejszej rekrutacji”.
Uprzejmie informujemy, iż skontaktujemy się z wybranymi osobami kandydującymi, które zostaną powiadomione o rozmowie kwalifikacyjnej telefonicznie lub mailowo. NFM zastrzega sobie prawo do odwołania lub przedłużenia procedury naboru w każdym terminie, a także niewybrania żadnej z kandydujących osób.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych w NFM we Wrocławiu dostępna jest na stronie internetowej: https://bip.nfm.wroclaw.pl/nfm/status-prawny/24126,Zarzadzeniew-sprawie-ustalenia-Procedury-zgloszen-wewnetrznych-w-NFM.html
Pracuj w kulturze nie odpowiada za ewentualne błędy w ogłoszeniu.
