Stanowisko
ASYSTENTKA/ASYSTENT DYREKTORA
Umowa
etat
Miasto
Warszawa
Województwo
Mazowieckie
Wykształcenie
wyższe
Czas trwania oferty
Słowa kluczowe
Opis stanowiska
Od osoby zatrudnionej na stanowisku Asystentka / Asystent Dyrektora będzie wymagana samodzielność, a zakres zadań będzie związany z wszelkimi obowiązkami usprawniającymi pracę Dyrekcji, a co za tym idzie całej instytucji, żeby ta odbywała się płynnie i sprawnie. Konieczne jest w tej roli reagowanie na bieżące potrzeby, ale również wykazywanie się inicjatywą i proponowanie korzystnych rozwiązań. Asystent(ka) decyduje między innymi o kalendarzu przełożonych – umawia i odwołuje spotkania, a także rezerwuje wszelkie wyjazdy służbowe. Osoba obejmująca to stanowisko jest także obecna podczas narad Dyrekcji i innych wydarzeń służbowych, gdzie odpowiedzialna jest za tworzenie sprawozdań i raportów.
Zakres obowiązków:
• Organizacja i obsługa spotkań wewnętrznych oraz zewnętrznych, przygotowywanie planów, notatek i protokołów ze spotkań,
• Prowadzenie kalendarza spotkań Dyrekcji oraz planowanie czasu, tak aby był najbardziej efektywny,
• Zapewnienie właściwego obiegu informacji wewnątrz instytucji,
• Obsługa korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej, w szczególności weryfikacja dokumentacji, redagowanie pism oraz przygotowywanie prezentacji, obsługa wysyłki poczty i przesyłek kurierskich,
• Współpraca z zewnętrzną kancelarią prawną,
• Obsługa mailowych kont pocztowych,
• Koordynowanie obiegu dokumentów, korespondencji,
• Prowadzenie rejestrów i ewidencji kancelaryjnej, kompletowanie i przechowywanie dokumentacji,
• Przygotowywanie podróży służbowych (zlecanie rezerwacji biletów oraz noclegów, wystawianie i rozliczanie delegacji itp.),
• Dbanie o właściwy wizerunek instytucji wewnątrz i na zewnątrz,
• Obsługa konkursowych przesłuchań kandydatów do Orkiestry w zakresie kompletowania zgłoszeń i pisemnego zawiadamiania o terminach i wynikach przesłuchań,
• Obsługa urządzeń biurowych,
• Zamawianie prenumeraty prasy,
• Redakcja ogłoszeń prasowych,
• Prowadzenie dokumentacji i korespondencji oraz załatwianie spraw związanych ze skargami i zażaleniami,
• Wsparcie pracy Dyrekcji
Wymagania
Od kandydatów oczekujemy:
• 3-letniego doświadczenia na takim samym lub podobnym stanowisku,
• Płynnej znajomości języka angielskiego w mowie i piśmie (znajomość innego języka obcego będzie dużym atutem),
• Wykształcenia wyższego (mile widziane kierunki biznesowe np. zarządzanie, ekonomia, marketing oraz kierunki filologiczne),
• Znajomość zasad funkcjonowania instytucji kultury,
• Umiejętności tworzenia prezentacji, raportów, notatek i protokołów ze spotkań oraz redagowania pism,
• Świadomości odpowiedzialności za realizację zadań finansowanych ze środków publicznych
• Wysoko rozwiniętej kultury osobistej oraz kompetencji interpersonalnych,
• Wysoko rozwiniętych umiejętności organizacyjnych oraz analitycznych,
• Komunikatywności i umiejętności efektywnego zarządzania przepływem informacji,
• Gotowości do pracy pod presją czasu, umiejętności priorytetyzacji zadań,
• Sumienności, systematyczności, kreatywności, odpowiedzialności oraz zaangażowania,
• Znajomości pakietu MS Office,
• Zainteresowania kulturą muzyczną i posiadania podstawowej wiedzy w tym zakresie.
Oferujemy
• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w prestiżowej instytucji kultury,
• Pracę w dynamicznym, ambitnym oraz pełnym zaangażowania i pasji do sztuki zespole,
• Wsparcie w rozwoju i zdobywaniu nowych ciekawych doświadczeń,
• Dużą różnorodność zadań i realizowanych projektów,
• Udział w tworzeniu nowoczesnej instytucji kultury i realny wpływ na rynek muzyczny,
• Możliwość uczestniczenia w ciekawych wydarzeniach kulturalnych
• Możliwość korzystania ze świadczeń socjalnych, m.in. karty Multisport.
Warunki aplikowania
Na stanowisko Asystentka / Asystent Dyrektora aplikować można na adres gbrunka@filharmonia.pl w tytule wiadomości wpisując Asystentka / Asystent Dyrektora
Prosimy o załączenie CV i listu motywacyjnego.
Zastrzegamy sobie możliwość odpowiedzi wyłącznie na wybrane oferty.
Prosimy o załączenie w CV poniższej klauzuli:
Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, wykraczających poza informacje wynikające z art. 22(1) Kodeksu Pracy, zawartych w przesłanych przeze mnie dokumentach aplikacyjnych przez Filharmonię Narodową w celu realizacji procesu rekrutacji.
Filharmonia Narodowa w Warszawie (zwana dalej: „Filharmonia”) jako państwowa instytucja kultury szczególnie dba o ochronę danych osobowych kandydatów na pracownika.
Mając na uwadze powyższe Filharmonia uprzejmie informuje, że jest administratorem Państwa danych osobowych i przetwarza Państwa dane osobowe w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO , art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w celu ustalenia, obrony i dochodzenia ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadniony interes Filharmonii Narodowej tj. ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń) oraz w przypadku wyrażenia przez Państwa zgody - w celu kontaktu z Państwem w przypadku organizowania przez Filharmonię przyszłych rekrutacji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO wyrażenie zgody).
Jeśli chcą Państwo uzyskać jakiekolwiek informacje w zakresie przetwarzania wyżej wskazanych danych osobowych przez Filharmonię, zachęcamy do kontaktu na adres: Filharmonia Narodowa, ul. Jasna 5, 00-950 Warszawa. Jednocześnie Filharmonia informuje, że wyznaczyła inspektora ochrony danych (IOD), jego dane kontaktowe to: Inspektor ochrony danych Filharmonii Narodowej, ul. Jasna 5, 00-950 Warszawa lub na adres e-mail: rodo@filharmonia.pl. Inspektor ochrony danych odpowie na Państwa pytania.
Pracuj w kulturze nie odpowiada za ewentualne błędy w ogłoszeniu.
