asystent / asystentka biura i zarządu
Opis stanowiska
Kogo szukamy?
Szukamy asystenta/asystentki biura i zarządu który/a wesprze nas w zadaniach związanych z obsługą sekretariatu oraz wsparciem zarządu fundacji. Na tym stanowisku będziesz miał/a okazję sprawdzić się w realizacji zadań z różnych obszarów oraz o zróżnicowanym poziomie trudności.
Jako asystent/asystentka biura i zarządu będziesz:
• zarządzać korespondencją przychodzącą i wychodzącą, czuwać nad obiegiem dokumentów, zamawiać wyposażenie i materiały biurowe, obsługiwać połączenia telefoniczne oraz główną skrzynkę e-mail, prowadzić ewidencję sprzętu, księgozbioru oraz materiałów etc.
• wspierać codzienną pracę zespołu (np. prowadzenie kalendarza oraz obsługa stacjonarnych i wirtualnych spotkań zespołu) oraz odpowiadać na bieżące potrzeby oraz problemy pracowników i pracowniczek (zamawianie serwisu sprzętu, oprogramowania etc.)
• wspierać w organizacji wydarzeń związanych z działalnością Forum Dialogu oraz integracyjnych i szkoleniowych dla zespołu
• koordynować formalności związane z zatrudnianiem współpracowników oraz wynikające ze współpracy z dostawcami usług
• wdrażać nowozatrudnione osoby, zapoznawać je z narzędziami i procesami oraz pomagać w zaaklimatyzowaniu się w miejscu pracy
• wspierać działania usprawniające funkcjonowanie Forum Dialogu w obszarze IT (wpływ na rozwój technologiczny organizacji)
• obsługiwać i korzystać z narzędzi, takich jak home.pl, Google Workspace, Zoom, Autenti, Saldeo, Salesforce oraz narzędzi pakietu Office
• uczestniczyć w tworzeniu procedur administracyjnych i biurowych
• prowadzić kalendarz zarządu, czuwać nad organizacją spotkań wewnętrznych i zewnętrznych zarządu oraz koordynować komunikację między zarządem a zespołem Forum Dialogu
• realizować budżet zgodnie z założeniami i w ramach posiadanych uprawnień
• dbać o przestrzeń biurową.
Wymagania
Oczekiwania:
• bardzo dobra znajomość środowiska Windows, pakietu Office oraz Google Workspace
• umiejętność poprawnego konstruowania wypowiedzi pisemnej
• otwartość na proponowanie i wprowadzanie nowych rozwiązań
• otwartość na różnorodność i wielokulturowość w środowisku pracy
• dobra znajomość j. angielskiego
• kompetencje cyfrowe, tj. łatwość w przyswajaniu wiedzy z zakresu obsługi narzędzi i aplikacji wspierających pracę zespołu
• gotowość do pracy stacjonarnej w naszym biurze (możliwa okazjonalna praca zdalna).
Szukamy osoby, która dobrze czuje się w organizowaniu i porządkowaniu przestrzeni oraz wspieraniu pracy innych osób. Pożądane cechy to zaangażowanie, bardzo dobra organizacja pracy oraz wysokie umiejętności komunikacyjne i współpracy w zespole. Szczególnie przydatna w wykonywaniu obowiązków będzie umiejętność pracy wielozadaniowej oraz priorytetyzacji zadań. Osoba na tym stanowisku powinna odznaczać się także dokładnością i odpowiedzialnością za przydzielone zadania. Chętnie nawiążemy współpracę z osobą, którą interesuje obszar administracji/zarządzania zasobami ludzkimi.
Mile widziane:
• doświadczenie w organizowaniu pracy biura/prowadzeniu sekretariatu
• znajomość środowiska organizacji pozarządowych
• znajomość narzędzi i aplikacji umożliwiających komunikację zespołu, prowadzenie spotkań online i zarządzanie relacjami z odbiorcami
• zainteresowanie tematem historii i współczesnych relacji polsko-żydowskich.
Oferujemy
Oferujemy:
• umowę o pracę (pełen etat) z wynagrodzeniem 5900–6900 zł brutto (na początek 3-miesięczny okres próbny)
• przyjazną i twórczą atmosferę pracy w kameralnym zespole
• możliwość rozwoju uwzględniającego Twoje kompetencje oraz pozwalającego na bycie częścią różnych obszarów działalności Forum Dialogu
• biurową bibliotekę obejmującą szeroki zakres literatury o tematyce żydowskiej
• możliwość przychodzenia do biura z psem
• pracę w bardzo dobrze skomunikowanej lokalizacji (w bliskiej odległości od stacji metra i przystanków autobusowych)
Warunki aplikowania
Zaaplikuj!
Na Twoje zgłoszenie czekamy do 9 czerwca. Prześlij je na adres rekrutacja@dialog.org.pl (z tematem maila: „asystent/ka biura i zarządu: aplikacja”). Do aplikacji dołącz:
• CV (w formacie pdf)
• odpowiedzi na następujące zagadnienia (w formacie pdf, maksymalnie 2 strony):
o Opowiedz nam o swoich trzech mocnych stronach i tym, w jakich sytuacjach miałeś/aś okazję się nimi wykazać.
o Dlaczego chcesz dołączyć do Forum Dialogu?
Skontaktujemy się ze wszystkimi kandydatami i kandydatkami, których zgłoszenia będą spełniać powyższe wymagania (zgłoszenia niespełniające wskazanych wymagań nie będą brane pod uwagę). Z wybranymi osobami spotkamy się na rozmowy w dniach 16–27 czerwca. Rekrutację planujemy zamknąć do końca czerwca. Preferujemy rozpoczęcie współpracy 1 sierpnia, natomiast jesteśmy otwarci na wcześniejsze i późniejsze terminy w zależności od możliwości kandydata / kandydatki. Zastrzegamy sobie możliwość przedłużenia rekrutacji.
Informacja nt. przetwarzania danych osobowych znajduje się na naszej stronie: http://dialog.org.pl/pl/rekrutacja-asystent-asystentka-biura-i-zarzadu/
Pracuj w kulturze nie odpowiada za ewentualne błędy w ogłoszeniu.
