Główne zadania osoby zatrudnionej na stanowisku kierownika/kierowniczki Działu Administracji:

Zarządzanie administracją i zespołem
• koordynowanie działań administracyjnych: infrastruktura, zaopatrzenie, współpraca z podwykonawcami, obieg dokumentów, sprawozdawczość,
• organizacja pracy zespołu, w tym nadzór nad funkcjonowaniem sekretariatu,
• prowadzenie dokumentacji i korespondencji związanej z zakresem zadań Działu,
Usprawnianie procesów i wdrażanie narzędzi
• inicjowanie i planowanie usprawnień z zakresu organizacji pracy biura oraz przygotowywanie projektów regulacji wewnętrznych w tym zakresie,
• monitorowanie zmian w przepisach prawa dotyczących funkcjonowania instytucji oraz wdrażanie odpowiednich rozwiązań,
• analiza, projektowanie i wdrażanie zmian we współpracy z innymi działami mających na celu usprawnienie realizacji zadań Instytutu ESPS, w tym m.in. rekomendowanie, testowanie i wdrażanie nowych narzędzi usprawniających procesy organizacyjne i zarządcze,
Budżet i zamówienia publiczne
• planowanie budżetu administracyjnego oraz nadzór nad wydatkami i jego realizacją,
• przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych we współpracy z Kancelarią Prawną i pozostałymi działami IESPS, nadzór nad stosowaniem wewnętrznych regulacji w tym zakresie,
Bieżące funkcjonowanie biura
• nadzór nad stanem urządzeń i sprzętu stanowiącego wyposażenie IESPS oraz ich bieżącym utrzymaniem w sprawności, określanie potrzeb w zakresie napraw i konserwacji,
• nadzór nad archiwum, majątkiem ruchomym, środkami trwałymi i ich dokumentacją,
• dbałość o estetykę i porządek w przestrzeni biurowej,

Szkolenia, BHP, onboarding
• nadzór nad stosowaniem przepisów BHP i organizacja szkoleń z tej dziedziny,
• organizacja spotkań, szkoleń i wydarzeń służbowych,
• onboarding nowych pracowników (przygotowanie miejsca pracy, sprzętu i dostępów, wdrożenie w obowiązujący system obiegu dokumentacji).