Koordynator ds. Sekretariatu i Recepcji
Opis stanowiska
Instytut Adama Mickiewicza jest narodowa instytucją kultury, której misją jest budowa i komunikacja wymiaru kulturalnego Polski poprzez inicjowanie międzynarodowej współpracy i wymiany kulturalnej. W ciągu dwudziestu lat swojej działalności IAM zrealizował ponad 6000 wydarzeń kulturalnych, w których udział wzięło blisko 55 milionów osób. Instytut Adama Mickiewicza jest również wydawcą Culture.pl.
Zakres obowiązków będzie obejmował:
• koordynowanie pracy Sekretariatu i Recepcji,
• koordynowanie i nadzór nad zespołem Sekretariatu i Recepcji (2 – 3 osoby),
• zarządzanie budżetem Sekretariatu i Recepcji,
• dbanie o prawidłowy obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej w systemie Xpertis,
• monitorowanie kalendarzy dyrekcji Instytutu,
• organizacja spotkań dyrekcji Instytutu,koordynacja obiegu wewnętrznego dokumentów,
• koordynacja podróży służbowych dyrekcji oraz rozliczanie wydatków,
• kontakt z partnerami zewnętrznymi z Polski i zagranicy (w tym prowadzenie korespondencji email),
• przygotowywanie raportów i zestawień,
• przygotowywanie list gości VIP na wydarzenia organizowane przez IAM,
• prowadzenie i tworzenie podręcznego magazynu Sekretariatu i Recepcji oraz jego ewidencja w systemie informatycznym,
• współpraca z innymi wydziałami IAM.
Wymagania
Oczekujemy:
• co najmniej 2 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, preferowane doświadczenie w pracy w instytucji kultury,
• biegłej znajomości języka angielskiego,
• ukończonych studiów wyższych,
• bardzo dobrej znajomość pakietu MS Office,
• wysokiej kultury osobistej,
• doskonałych umiejętności komunikacyjnych i organizacyjnych,
• umiejętności pracy pod presją,
• samodzielności, bardzo dobrej organizacji pracy własnej, dbałości o szczegóły.
Mile widziana będzie znajomość systemu Xpertis.
Oferujemy
Oferujemy:
• stabilne warunki zatrudnienia na pełny etat w oparciu o umowę o pracę,
• możliwość rozwoju,
• możliwość działania w doświadczonym, zgranym zespole specjalistów,
• pracę z interesującymi i kreatywnymi ludźmi.
Dodatkowe informacje
Warunki aplikowania
Zgłoszenia prosimy przesyłać pod poniższym linkiem do 20 października br.
https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=a89bd9a93380496ea5ff85f95b7cab92
Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi wyłącznie na wybrane oferty.
Pracuj w kulturze nie odpowiada za ewentualne błędy w ogłoszeniu.
