Specjalista/ka ds. administracyjnych
Opis stanowiska
1. Dbanie o należyte funkcjonowanie sekretariatu Muzeum pod względem administracyjnym oraz zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie najbardziej istotnych spraw;
2. Udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Muzeum;
3. Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji (tradycyjnej i elektronicznej) wpływającej do Kancelarii Muzeum adresowanej do Dyrektora Muzeum;
4. Korekta (stylistyka, ortografia) projektów pism przygotowywanych przez pracowników Muzeum;
5. Nadzór nad sprawnym i właściwym obiegiem dokumentacji;
6. Ewidencja pism zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej oraz terminowe archiwizowanie dokumentów;
7. Kontrola stanu artykułów biurowych i spożywczych, niezbędnych do pracy działu organizacyjnego (składanie wniosków o zakup potrzebnych sprzętów i artykułów biurowych oraz kontrola nad realizacją zaakceptowanych zamówień);
8. Ewidencja rejestrów pieczęci, upoważnień;
9. Sporządzanie sprawozdań i planów na podstawie otrzymanych danych od pracowników merytorycznych Muzeum;
10. Odbieranie połączeń telefonicznych i obsługa urządzeń biurowych;
11. Nadzór nad RODO we współpracy z IOD;
12. Prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora Muzeum, organizacja wyjazdów służbowych (rezerwacja biletów, rezerwacja hoteli, przygotowywanie dokumentów delegacji);
13. Organizowanie i obsługa spotkań wewnętrznych oraz zewnętrznych na zlecenie Dyrektora Muzeum;
14. Wykonywanie innych poleceń służbowych przełożonego;
15. Zastępowanie Kierownika działu organizacyjnego podczas jego nieobecności.
16. Zastępowanie pracownika Kancelarii podczas jego nieobecności.
Wymagania
• obsługa komputera w zakresie programów Microsoft Word, Excel;
• przynajmniej roczne doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku;
• samodzielność i dobra organizacja pracy;
• znajomość zasad pisowni, łatwość w prowadzeniu korespondencji i redagowaniu pism urzędowych;
• umiejętność pracy pod presją czasu;
• znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym komunikację;
• komunikatywność, asertywność;
• umiejętność ustalania priorytetów;
• wysoka kultura osobista.
Oferujemy
• pracę w oparciu o umowę o pracę;
• pracę w prężnie działającej instytucji kultury;
• kartę Multisport;
• motywującą atmosferę
Dodatkowe informacje
Warunki aplikowania
CV z oświadczeniem kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 28 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych oraz list motywacyjny prosimy przesyłać na adres: rekrutacja@ethnomuseum.pl z tytułem maila "Specjalista ds. administracyjnych" lub pocztą tradycyjną na adres: Dział Kadr, Państwowe Muzeum Etnograficzne w Warszawie, ul. Kredytowa 1, 00-056 Warszawa z dopiskiem na kopercie lub w temacie maila: „Rekrutacja Specjalista ds. administracyjnych” w terminie do 03 grudnia 2021 r. w ten sposób, by Państwowe Muzeum Etnograficzne w Warszawie otrzymało te dokumenty przed upływem wskazanego terminu.
Zastrzegamy sobie możliwość skontaktowania się tylko z wybranymi kandydatami. Muzeum nie zwraca nadesłanych materiałów. W dokumentach prosimy o zawarcie klauzuli:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w niniejszym dokumencie do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)”.
Pracuj w kulturze nie odpowiada za ewentualne błędy w ogłoszeniu.
