Referent / Starszy Referent / Specjalista ds. administracyjnych
Opis stanowiska
Wojewódzka i Miejska Biblioteka Publiczna im. Josepha Conrada-Korzeniowskiego w Gdańsku poszukuje pracownika ds. administracyjnych.
Zakres pracy na stanowisku:
• prowadzenie spraw administracyjnych WiMBP związanych z gospodarką czynszową, sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym, rejestracja umów, aneksów,
• sporządzanie zestawień wydatków, prowadzenie rejestru faktur z podziałem na poszczególne kategorie: dostaw, usług i robót budowlanych,
• prowadzenie korespondencji z instytucjami w zakresie przydzielonych zadań,
• prowadzenie spraw związanych z gospodarką transportową np.: rozliczanie zużycia paliwa, ubezpieczenia pojazdów,
• prowadzenie ewidencji dokumentów, wytwarzanych w pracy Działu Administracji,
• klasyfikacja wydatków strukturalnych,
• nadzór nad prawidłową realizacją umów,
• obsługa magazynu podręcznego, obsługa zaopatrzeniowa,
• współpraca z filiami bibliotecznymi; przyjmowanie zgłoszeń o wszelkiego rodzaju awariach , potrzebach i problemach utrudniających pracę filii i poszczególnych działów w Budynku Głównym WiMBP (odbieranie telefonów, udzielanie informacji telefonicznej, jak również załatwianie spraw osobiście),
• pomoc w prowadzeniu Archiwum Zakładowego,
• zlecone czynności związane z gospodarowaniem nieruchomościami, gospodarką materiałową, gospodarką środkami trwałymi i wyposażeniem, gospodarką transportową, prowadzoną działalnością gospodarczą, współpracą z podmiotami świadczącymi usługi na rzecz WiMBP,
• gospodarka czynszowa (m.in. analiza i rejestracja dokumentów: faktur, umów, aneksów; sporządzanie zestawień wydatków),
• prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych do 30 000 euro (dostawy, usługi i roboty budowlane),
• wstępne przygotowanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych powyżej 30 000 euro (na podstawie Ustawy PzP),
• administrowanie wyposażeniem bibliotek,
Wymagania
Od kandydatów oczekujemy:
• wykształcenia średniego lub wyższego – mile widziane wykształcenie kierunkowe,
• min. 2-letniego stażu pracy – najchętniej na stanowisku administracyjno-biurowym,
• biegłej znajomość obsługi komputera (m.in. Excel, Word),
a także:
• bardzo dobrej organizacji pracy własnej,
• odpowiedzialności, dokładności, rzetelności, sumienności,
• umiejętności pracy pod presją czasu,
• inicjatywy w działaniu,
• komunikatywności i asertywności.
Dodatkowym atutem kandydata będą:
• doświadczenie w pracy w instytucjach budżetowych, publicznych, jednostkach samorządu terytorialnego,
• umiejętność koordynowania spraw urzędowych, doświadczenie w kontaktach z urzędami, kontrahentami,
• referencje i udokumentowane kwalifikacje zgodne z zadaniami Działu Administracji,
• umiejętność nadzorowania prawidłowej realizacji umów w zakresie dostaw i usług,
• znajomość prawa budowlanego, prawa zamówień publicznych.
Oferujemy
Charakterystyka pracy:
• praca od poniedziałku do piątku, 8 godzin dziennie, zwyczajowo w godzinach 7:30-15:30
• miejsce pracy: budynek główny WiMBP, Targ Rakowy 5/6, Gdańsk
• praca wymaga załatwiania spraw w urzędach i innych instytucjach samorządowych/rządowych
• sporadycznie praca wykonywana jest poza budynkiem głównym - w filiach WiMBP w Gdańsku
• praca w zespole 13-osobowym
• wynagrodzenie miesięczne brutto (w tym dodatek funkcyjny, stażowy): od 3.100 zł do 4.500 zł.
Przewidywany termin zatrudnienia: styczeń/luty 2021 r.
Dodatkowych informacji na temat specyfiki pracy działu oraz zadań kierownika udziela Kierownik Działu Administracji WiMBP – Pan Piotr Rydzyński pod numerem tel. 58 301-92-52 lub drogą mailową pod adresem piotr_rydzyński@wbpg.org.pl.
Dodatkowe informacje
Warunki aplikowania
Osoby zainteresowane ofertą prosimy o składanie aplikacji poprzez przesłanie CV wraz z listem motywacyjnym na adres: praca@wbpg.org.pl (z dopiskiem „ADMINISTRACJA” w temacie wiadomości).
Do przesłanych dokumentów należy załączyć pierwszą lub obie klauzule (w zależności od decyzji kandydata):
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, innych niż wymagane w ogłoszeniu o naborze, w celach związanych z prowadzoną rekrutacją, w tym także na przetwarzanie mojego wizerunku do celów rekrutacyjnych.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach związanych z rekrutacjami organizowanymi w przyszłości – w okresie najbliższych 3 miesięcy.
Na Państwa zgłoszenia czekamy do 24 stycznia 2020 roku.
Po weryfikacji Państwa dokumentów skontaktujemy się z kandydatami zakwalifikowanymi do kolejnego etapu rekrutacji.
Zasady rekrutacji pracowników na wolne stanowiska pracy w Wojewódzkiej i Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Josepha Conrada-Korzeniowskiego w Gdańsku znajdą Państwo tutaj http://www.wbpg.org.pl/tresc/zasady-rekrutacji-pracownikw-na-wolne-stanowiska-pracy-w-wojewdzkiej-i-miejskiej-bibliotece.
Pracuj w kulturze nie odpowiada za ewentualne błędy w ogłoszeniu.
