Referent ds. sekretariatu
Opis stanowiska
1. Prowadzenie i kompleksowa obsługa sekretariatu, przede wszystkim:
a. zarządzenie kalendarzem spotkań;
b. organizacja i koordynacja spotkań, w tym: zapraszanie i obsługa gości, przygotowywanie niezbędnych materiałów, ewentualne sporządzanie protokołów, notatek podsumowujących spotkanie, dokumentacji itp.;
c. przygotowywanie i prowadzenie korespondencji (również w języku angielskim);
d. sporządzanie sprawozdań, raportów, zestawień i prezentacji, w tym redakcja tekstów;
e. prowadzenie spraw w urzędach i instytucjach;
f. obsługa telefoniczna sekretariatu;
g. porządkowanie i archiwizacja dokumentacji.
2. Obsługa kancelaryjna Muzeum, zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Muzeum, przede wszystkim:
a. przygotowywanie dokumentów do podpisu i wysyłki, w tym sprawdzanie ich kompletności i zgodności z wewnętrznymi procedurami;
b. nadzór na obiegiem dokumentów i przepływem informacji.
3. Obsługa administracyjno-biurowa Rady Muzeum.
4. Współpraca z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi i wyodrębnionymi stanowiskami pracy, przede wszystkim:
a. uzgodnienia dla realizacji jednolitej polityki informacyjnej Muzeum;
b. egzekwowanie terminowego dostarczania raportów i sprawozdań;
c. koordynacja zgłoszeń Muzeum do konkursów;
d. pomoc w organizacji akcji promocyjnych.
5. Terminowe i staranne wykonywanie powierzonych zadań, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami wewnętrznymi.
6. Dbanie o dobro zakładu pracy, chronienie jego mienia i używanie go zgodnie z przeznaczeniem.
7. Dbanie o dobre imię i prestiż Muzeum oraz o właściwą atmosferę w pracy i kulturalną obsługę gości.
8. Podnoszenie własnych kwalifikacji.
9. Wykonywanie innych poleceń Dyrektora Muzeum.
Wymagania
I. Wymagania niezbędne:
1. Wykształcenie wyższe.
2. 2 lata doświadczenia zawodowego.
3. Znajomość obowiązujących przepisów w powierzonym zakresie czynności.
4. Umiejętność planowania i organizowania własnego stanowiska pracy.
5. Umiejętność pracy nad kilkoma tematami jednocześnie.
6. Umiejętność obsługi komputera, środowisko MS Windows, pakiet MS Office.
II. Wymagania dodatkowe / mile widziane:
1. Znajomość:
a. Przepisów z zakresu administracji publicznej
b. Języka angielskiego na poziomie min. B1
2. Umiejętność logicznego myślenia, analizy, przewidywania, rozwiązywania problemów, dokładność, sumienność, odpowiedzialność, uczciwość, terminowość,
3. Wysoka kultura osobista.
Oferujemy
1. Rodzaj umowy: umowa o pracę – pierwsza umowa na czas określony na okres 3 miesięcy.
2. Wymiar czasu pracy: 1 etat, pełny wymiar czasu pracy, od poniedziałku do piątku w godz. 7.30-15.30.
3. Stanowisko: Referent albo Specjalista w zależności od posiadanych kwalifikacji i stażu pracy
4. Miejsce pracy: Muzeum Lotnictwa Polskiego, Al. Jana Pawła II 39, 31-864 Kraków
5. Świadczenia dodatkowe: dofinansowanie do kart sportowo-rekreacyjnych, ubezpieczenie grupowe, świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym dofinansowanie do wypoczynku, tzw. „wczasy pod gruszą”.
6. Stabilne zatrudnienie, przyjazna atmosfera w miejscu pracy, atrakcyjna lokalizacja miejsca pracy w bardzo dobrze skomunikowanym punkcie miasta (z własnym parkingiem), prestiż instytucji kultury.
Dodatkowe informacje
Warunki aplikowania
Dokumenty aplikacyjne przyjmowane są wyłącznie drogą elektroniczną z dopiskiem „referent ds. sekretariatu” na adres: info@muzeumlotnictwa.pl lub przez portal pracuj.pl w nieprzekraczalnym terminie 29 października 2021 r.
Zgłoszenia kandydatów przesłane na inny niż wskazany powyżej sposób nie będą rozpatrywane.
Do dokumentów sporządzonych w języku obcym należy dostarczyć tłumaczenie tych dokumentów.
Dokumenty winny być przesłane bez zdjęć. W razie przesłania zgłoszenia wraz ze zdjęciem, zgoda Kandydata na przetwarzanie danych obejmuje również zgodę na przetwarzanie wizerunku utrwalonego na przesłanym zdjęciu.
Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie, nie będą o tym informowane, a oferty zostaną zniszczone po upływie okresu wynikającego z przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
Wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne do Muzeum Lotnictwa Polskiego w Krakowie z siedzibą przy al. Jana Pawła II 39, 31-864 Kraków (Muzeum - administrator danych), zgadzasz się na przetwarzanie przez Muzeum Twoich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym, w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. W każdym czasie możesz cofnąć zgodę kontaktując się z nami pod adresem e-mail: iodo@muzeumlotnictwa.pl
Muzeum zastrzega sobie prawo do skontaktowania się tylko z wybranymi przez siebie Kandydatami.
Wybrani Kandydaci zostaną poinformowani drogą elektroniczną o terminie rozmowy kwalifikacyjnej.
Pracuj w kulturze nie odpowiada za ewentualne błędy w ogłoszeniu.
